Segunda Via de Boleto: Como a Concessionária Evita Ligações

São 9h de uma segunda-feira, dia de vencimento. A caixa de entrada do financeiro tem onze mensagens: três clientes pedindo a segunda via de boleto, dois querendo a nota fiscal do serviço da semana passada, um dizendo que o boleto não chegou e outro perguntando se pode pagar com Pix. A analista passa a manhã procurando documentos no DMS, gerando PDFs e respondendo e-mails. À tarde, descobre que dois clientes não pagaram porque o boleto foi para a caixa de spam. O financeiro da concessionária não está sobrecarregado por falta de gente. Está sobrecarregado porque o cliente não tem onde buscar o próprio documento.

Por que a segunda via de boleto consome tanto tempo do financeiro

Cada pedido parece pequeno: abrir o sistema, localizar o cliente, gerar o documento, anexar e enviar. Mas ele se repete dezenas de vezes por semana, interrompe o trabalho de conferência e cobrança e quase sempre chega na véspera ou no dia do vencimento. O resultado é uma equipe que passa o dia atendendo pedidos operacionais em vez de cuidar do caixa da loja.

Onde o processo de cobrança trava na concessionária

O problema começa no momento em que o único caminho para o documento é pedir a alguém.

O boleto é enviado uma vez por e-mail e, se o cliente perder, só o financeiro consegue gerar outro.
A nota fiscal do serviço ou da peça não chega junto com o pagamento, e o cliente precisa pedir depois.
O cliente que prefere pagar com Pix ou cartão precisa ligar para saber se pode.
Os pedidos chegam por telefone, WhatsApp e e-mail, sem um lugar único para controlar o que já foi enviado.
O pagamento atrasa por um motivo simples, como o documento perdido, e vira inadimplência no relatório.

Cliente que encontra o próprio boleto paga em dia. Cliente que precisa pedir paga quando alguém responde.
Princípio de autoatendimento financeiro no varejo automotivo

Como o cliente pode emitir a segunda via de boleto sem ligar?

O jeito mais simples é deixar o boleto e a nota fiscal disponíveis em um canal que o cliente acessa sozinho, a qualquer hora, como o aplicativo da concessionária. Assim, ele emite o documento quando precisa, sem depender do horário do financeiro. Oferecer Pix e cartão no mesmo lugar ainda dá a ele a opção de pagar na hora.

O que precisa existir para tirar o financeiro do papel de carteiro

O cliente precisa encontrar boletos e notas fiscais em um único lugar, sempre atualizados. Ele precisa poder escolher a forma de pagamento que preferir, sem negociar por telefone. E o pagamento precisa entrar no sistema da loja sem conferência manual, como mostra o artigo sobre Pix na concessionária. Do lado da gestão, o financeiro precisa enxergar as entradas por conta e por empresa para saber o que já foi pago.

O risco de enviar documentos fora do DMS

Muitas lojas tentam aliviar o financeiro com um e-mail compartilhado ou com o consultor mandando boletos pelo WhatsApp. O pedido é atendido, mas o documento pode sair desatualizado, com valor errado ou com vencimento já passado. Quando o boleto e a nota não partem do DMS, a loja corre o risco de cobrar o que já foi pago e de perder o rastro do que foi enviado.

Como a Movisis acaba com o pedido de segunda via

A plataforma Movisis funciona como uma camada digital sobre o DMS da sua concessionária, com integração ao Linx DMS, Dealernet e NBS. O DMS continua sendo a fonte da verdade financeira, e o cliente passa a resolver boletos, notas e pagamentos pelo app.

Boletos: o cliente emite e acessa os boletos pelo app sempre que precisar, sem pedir ao financeiro
Notas fiscais: o cliente acessa no app o DANFE das notas emitidas, sincronizado com o DMS, sem precisar pedir por e-mail
Cartão de crédito: o pagamento pode ser feito pelo app ou na loja, integrado ao DMS e com referências separadas por empresa
Pagamento via Pix: o cliente paga por QR Code gerado na hora, com baixa automática no DMS e conciliação no extrato
Extrato bancário integrado: o gestor vê entradas e saídas detalhadas por conta e por empresa no app, sem esperar o fechamento

Passos para reduzir os pedidos de segunda via na sua concessionária

Conte durante uma semana quantos pedidos de boleto e nota fiscal o financeiro recebe e por qual canal.
Envie o boleto e a nota juntos, logo após o faturamento, e informe ao cliente onde ele pode encontrar os documentos depois.
Ofereça pelo menos duas formas de pagamento além do boleto, como Pix e cartão.
Centralize os pedidos que ainda chegarem em um único canal, com responsável e prazo de resposta.
Acompanhe mês a mês os pagamentos em atraso e verifique quantos tinham como causa o documento perdido.

Conclusão

O financeiro da concessionária não deveria passar a manhã reenviando boletos. Quando o cliente encontra o documento sozinho e escolhe como pagar, os pedidos diminuem, os pagamentos chegam em dia e a equipe volta a cuidar do caixa. Documento acessível é dinheiro que entra na hora certa.